Komunikasi Efektif dalam Persiapan Natal SKM dan Latihan Drama di Komunitas

 

Pada tanggal 2 November 2024, terjadi perubahan mendadak terkait jadwal latihan Sekolah Minggu (SKM). Irma L. Sihombing Siapa menyampaikan informasi bahwa latihan yang sebelumnya dijadwalkan harus dibatalkan, dengan permohonan maaf kepada seluruh anggota. Komunikasi yang jelas dan cepat ini penting agar semua pihak dapat menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut. Respons dari anggota komunitas pun positif, seperti yang terlihat dari beberapa balasan yang mengucapkan terima kasih atas pemberitahuan tersebut. Pembatalan latihan ini menunjukkan bahwa fleksibilitas dan pemahaman menjadi kunci dalam koordinasi kegiatan.

Beberapa waktu kemudian, pada sore hari yang sama, anggota grup WhatsApp mulai bertanya mengenai latihan selanjutnya. Salah satu anggota, yang bernama , bertanya tentang jadwal Sekolah Minggu dan apakah ada latihan yang dijadwalkan. Irma menjelaskan bahwa hari Minggu tetap ada Sekolah Minggu, tetapi tidak ada latihan karena acara gabungan. Hal ini menunjukkan bahwa meskipun ada perubahan, komunikasi yang baik tetap terjalin antara pengurus dan anggota untuk menjaga ketertiban dan kelancaran acara.

Pada tanggal 7 November 2024, salah satu anggota, yaitu , bertanya tentang kapan anak-anak akan melanjutkan latihan drama. Irma memberikan jawaban yang jelas dengan membagikan video latihan yang sudah dilakukan sebelumnya, yang bertujuan agar para orang tua dapat membantu anak-anak melatih peran mereka di rumah. Informasi ini memberikan panduan yang jelas kepada orang tua untuk memastikan anak-anak mereka siap mengikuti drama tersebut. Dengan memberikan video tersebut, Irma memberikan kemudahan agar persiapan drama tetap berjalan lancar meskipun ada keterlambatan.

Namun, meskipun latihan drama pada hari Minggu sebelumnya tidak terlaksana sesuai rencana, Irma dengan tegas menyarankan agar anak-anak datang pada hari Sabtu untuk melanjutkan latihan. Hal ini menunjukkan komitmen untuk tetap melaksanakan latihan yang teratur meski ada tantangan. Salah satu anggota grup, Momy Clara, mengonfirmasi bahwa anak-anaknya tidak dapat ikut latihan pada hari Minggu karena kurangnya informasi. Irma pun memberikan informasi lebih lanjut bahwa latihan akan dilaksanakan pada hari Sabtu, menjelaskan waktu dan persiapan yang diperlukan.

Tentu saja, koordinasi yang lancar antara pengurus dan orang tua sangat dibutuhkan, dan hal ini tercermin dalam percakapan lebih lanjut di grup WhatsApp. Beberapa orang tua seperti  mengungkapkan bahwa mereka sudah datang ke gereja tetapi latihan dibatalkan tanpa pemberitahuan sebelumnya. Menanggapi hal ini, Irma memastikan bahwa latihan akan dilanjutkan pada Sabtu, jam 2 siang, sehingga para orang tua bisa merencanakan waktu untuk membawa anak-anak mereka.

Tanggal 8 November 2024, pertanyaan kembali muncul dari Eda Momy Rico Br Kaban yang ingin mengetahui kapan Natal Horong Besar akan dilaksanakan. Irma memberikan informasi bahwa acara tersebut akan dilaksanakan pada tanggal 8 Desember, namun waktu pelaksanaannya masih perlu dikonfirmasi lebih lanjut. Hal ini menunjukkan bahwa meskipun sudah ada tanggal yang ditentukan, masih banyak detail yang perlu dikoordinasikan agar acara besar seperti Natal berjalan sesuai rencana.

Pada tanggal 9 November 2024, latihan drama untuk anak-anak kembali dilakukan dengan lancar pada pukul 2 siang. Irma mengingatkan seluruh anggota untuk hadir dan memastikan bahwa anak-anak mereka ikut serta dalam latihan. Komunikasi yang terbuka dan terorganisir memastikan bahwa semua orang tahu kapan dan di mana latihan tersebut akan berlangsung. Hal ini menunjukkan bahwa meskipun ada beberapa perubahan sebelumnya, koordinasi yang baik dapat mengatasi hambatan dan memastikan persiapan acara tetap berjalan dengan baik.

Secara keseluruhan, komunikasi yang efisien dan pengorganisasian yang baik sangat penting dalam kegiatan komunitas Pardomuan Sitanggang. Setiap perubahan jadwal atau informasi yang terkait dengan latihan dan acara lainnya selalu diberitahukan dengan jelas dan tepat waktu. Dengan adanya keterbukaan dalam diskusi dan saling mendukung antaranggota, kegiatan-kegiatan komunitas dapat terlaksana dengan sukses. Ke depan, koordinasi ini diharapkan terus ditingkatkan agar setiap acara, termasuk persiapan Natal, bisa berjalan lancar dan menyatukan seluruh anggota komunitas.